Provisionsabrechnung für Künstler richtig erstellen

Wer Künstler vermittelt, muss die Provision sauber abrechnen – transparent für den Künstler und korrekt fürs Finanzamt. Dieser Leitfaden zeigt, worauf es ankommt.

Was gehört in eine Provisionsabrechnung?

Eine Provisionsabrechnung dokumentiert, welcher Anteil des Honorars als Agenturprovision einbehalten wird und welcher Betrag an den Künstler ausgezahlt wird. Damit sie nachvollziehbar ist, sollten enthalten sein:

• die einzelnen Leistungen und der zugrunde liegende Bruttobetrag,
• die Provisionsbasis (die Summe, auf die Provision berechnet wird),
• der Provisionssatz und die berechnete Provision,
• die Mehrwertsteuer auf die Provision,
• der Auszahlungsbetrag an den Künstler.

Die Provisionsbasis – nicht alles ist provisionspflichtig

Ein häufiger Fehler: Provision auf den gesamten Rechnungsbetrag zu berechnen. Tatsächlich sind Durchlaufposten wie Reisekosten, Hotel oder Transport oft provisionsfrei. Sie gehören in die Kundenrechnung, sollten aber aus der Provisionsbasis herausgenommen werden – sonst zahlt der Künstler Provision auf Kosten, die nur durchgereicht werden.

Ein Rechenbeispiel

Angenommen, ein Auftritt umfasst 5.000 € Grundhonorar und 300 € Reisekostenpauschale (provisionsfrei), die Provision beträgt 20 %:

• Provisionsbasis: 5.000 €
• Provision (20 %): 1.000 €
• zzgl. 19 % MwSt. auf Provision: 190 €
• Auszahlung an den Künstler: 5.117 € (Bruttobetrag abzüglich Provision brutto)

Wichtig ist, dass dieselbe Logik auf der Kundenrechnung und der Künstlerabrechnung konsistent abgebildet ist – sonst stimmen die Beträge nicht überein.

Manuell oder automatisch?

In Excel ist das machbar, aber fehleranfällig: Jede Änderung am Satz oder an einer Position muss an mehreren Stellen nachgezogen werden. Eine spezialisierte Software hinterlegt die Provision pro Künstler, rechnet automatisch und erzeugt Kundenrechnung und Provisionsabrechnung in einem Schritt.